Angebot

Im folgenden wird beschrieben, wie mit dem Fenster Belege Verwaltung gearbeitet wird, wenn ein neues Angebot erstellt oder ein schon angelegtes Angebot geändert werden soll. Als Ausgangspunkt ist das unter Übersicht: Verkauf Belege Verwaltung beschriebene Fenster zu sehen.

Das für die Neuanlage oder Änderung benötigte Kopfdaten-Fenster öffnet sich, wenn Sie im Fenster Belege Verwaltung unter der Belegart Angebot die Schaltfläche Neu betätigen oder bei einem bestehenden Angebot die Kopfdaten aufrufen.

1. Das Datum des Tages, an dem die Anfrage für dieses Angebot eingegangen ist.
2. Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde. Bei der Erstellung eines neuen Angebotes wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
3. Die Kostenstelle Ihres Betriebes, über die der Vorgang abgerechnet werden soll.
4. Die laufende Nummer des Angebots. Die Nummer wird automatisch vergeben. Maßgebend dafür sind die Einstellungen in Fenster Belegnummernkreise.
5. Bis zu diesem Datum muß das Angebot spätestens abgegeben werden. (Dieses Datum kann im Angebotjournal ausgewertet werden.)
6. Das Datum, an dem das Angebot tatsächlich abgegeben wurde.
7. In dieses Feld können Sie einen kurzen Betreff zu diesem Angebot angeben. Dieser wird in jeder Übersicht wie auch in den Journalen angezeigt und zusätzlich beim Belegdruck mit ausgedruckt. (Dies kann mit einer Formularanpassung auch geändert werden). Mit rechtem Mausklick oder der EINFÜGE-Taste haben Sie Zugriff auf die Textbausteine.
8. Geben Sie hier eine Anrede ein, falls erforderlich. Diese wird im Beleg mit ausgedruckt. Als Vorschlag wird die Anrede aus der Adresse übernommen.
9. Ordnen Sie das Angebot einer Sparte zu. Diese Einstellung ermöglicht es, Umsätze bei Verkaufsauswertungen zu unterscheiden. Zusätzlich kann sich die Angabe der Sparte auf die Kontenzuordnung bei der Fibuüberleitung, den Nummernkreis sowie auf das Kalkulationsschema des Angebots auswirken.
10. Hier wird eingetragen, welcher Vertreter für dieses Angebot/diesen Kunden zuständig ist. Der Vorschlag kommt aus dem Adressenstamm.
11. Bestimmen Sie hier, in welcher Währung (z.B. EUR, CHF, ...) der Auftrag berechnet werden soll. Der Vorschlag kommt aus dem Adressenstamm.
12. Das Sachbearbeiterkürzel wird automatisch mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt. (Auswahl mit der rechten Maustaste bzw. der EINFÜGE-Taste.) Wenn Sie einen anderen Benutzer als Sachbearbeiter für diesen Beleg eintragen, wird je nach Einstellung der Beleg automatisch in die dementsprechende Abteilung des Benutzers verschoben. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Abteilungen eingerichtet haben und die Benutzer den Abteilungen zugeordnet sind.
13. Die Auftragsart ist für die weitere Verarbeitung des Vorgangs sehr wichtig. Sie können hier z.B. zwischen Gewerbeauftrag, Handelsauftrag und Lagerumbuchung wählen. Diese Selektion kann auch für die Auswertung der Belege genutzt werden.
14. Geben Sie unter Ihr Zeichen das Kürzel des Kunden an, soweit vorhanden.
15. Primär wird die Abrechnungsart für statistische Auswertungen benötigt. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass die Abrechnungsart sowohl den Nummernkreis der Belegart, als auch die Kostenstelle beeinflusst. Es können auch verschiedene Abrechnungsarten für die Verbindung zur Fibu gesperrt werden, um beispielsweise Pro-forma-Rechnungen und Zolldeklarationen zu erstellen.
16. Sollte sich die Lieferadresse von der eigentlichen Kundenadresse unterscheiden, so können Sie in dieses Feld eine gültige Lieferadresse eingeben.
    Wenn Sie mit der rechten Maustaste in dieses Feld klicken, öffnet sich ein kleines Auswahlmenü, das Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten anbietet:
    
    
    1. Lieferadresse laut Kunde
       Sofern für den aktuellen Kunden Lieferadressen angelegt sind, können Sie hier eine dieser Adressen auswählen und übernehmen.
    2. Lieferadresse einer bestimmten Adresse auswählen
       Sie können hier eine Lieferadresse eines beliebigen anderen Kunden übernehmen. Es öffnet sich das Fenster Adresssuche, in dem nur Adressen von Kunden angezeigt werden. Wählen Sie einen dieser Kunden aus und sofern für diesen Kunden Lieferadressen angelegt sind, können Sie hier eine dieser Adressen übernehmen.
    3. Beliebige Adresse auswählen
       Es öffnet sich das Fenster Adresssuche, in dem sämtliche Adressen angezeigt werden. Selbstverständlich stehen Ihnen alle Auswahlmöglichkeiten dieses Fensters zur Verfügung. Übernehmen Sie die gewünschte Adresse durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste.
       
       
17. Hier wird eingestellt, bis zu welchem Datum das Angebot gültig sein soll. Es kann in den Einstellungen Verkauf die Angebotsgültigkeit in Tagen eingestellt werden. Ist dies der Fall wird hier bei einer Neuanlage automatisch das Datum berechnet und eingetragen.
18. In dieses Feld kommt der geplante Liefertermin. Sobald Sie das Feld verlassen (mit der TAB-Taste oder indem Sie mit der Maus in ein anderes Feld klicken) wird automatisch die Kalenderwoche dieses Datums berechnet und in das Feld KW eingetragen.
19. Im Feld Nachlass kann ein prozentualer Nachlass/Rabatt für das komplette Angebot angegeben werden. Dieser wird von der Nettosumme des Belegs abgezogen.
20. Hier können Sie die vorgegebenen Einstellungen für Zahlungskonditionen, Versandart, Zahlungsart, Provisionsschema und Mehrwertsteuerberechnung des Kunden speziell für dieses Angebot ändern.
21. In dieses Feld kommt der Eröffnungstext des Angebots. Bei der Neuanlage eines Angebots wird hier automatisch ein Text eingetragen (dieser kann in den Textbausteinen angepasst werden). Mit rechtem Mausklick oder der EINFÜGE-Taste haben Sie Zugriff auf die Textbausteine.
    
    

• Durch Anklicken der Schaltfläche Adressen öffnet sich das Fenster Adressuche, in dem Sie die Adresse des Angebotsempfängers auswählen können, die dann für dieses Angebot übernommen wird.
• Bei der Anlage eines neuen Angebots können Sie durch Anklicken der Schaltfläche Adress-Neuanlage das Fenster Adressen öffnen. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, eine vollständig neue Adresse in Ihren Datenbestand aufzunehmen. Nach Abschluß der neuen Adresse mit OK befinden Sie sich wieder im Angebotskopf.
• Um ein Angebot zu ändern, starten Sie die Bearbeitung mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ändern. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen sie durch einen Klick auf OK.
• Um die Positionen eines Angebotes zu erfassen oder zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Positionen. Darauf öffnet sich das Fenster Positionen zu Angebot, in dem Sie die einzelnen Positionen bearbeiten können.
• Die Schaltfläche Info öffnet ein zusätzliches Fenster Interne Information zu Angebot, in dem Sie entsprechende Informationen hinterlegen können.
• Um den Schlusstext sowie die Lieferbedingungen des Angebots zu ändern, öffnen Sie das Fenster Zusatztexte erfassen durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Texte. Standardmäßig ist hier ein Schlusstext hinterlegt. Dieser kann in den Textbausteinen angepasst werden. Mit rechtem Mausklick oder der EINFÜGE-Taste haben Sie Zugriff auf die Textbausteine.
• Durch Anklicken der Schaltfläche Kalkulation öffnet sich das Fenster Kalkulation, in dem Sie die Kalkulationseinstellungen zu diesem Angebot anpassen können.

Weitere Einstellungen zu diesem Thema finden Sie in den Optionen.

In den Optionen finden Sie auch Einstellungen, das manche Felder zwingend auszufüllen sind.