Verkaufsbelegeübersicht

Als Grundlage für die Arbeit im Bereich Verkauf-Belegeverwaltung wird hier das Fenster Belege Verwaltung - Verkauf allgemein beschrieben. Auf dieses Fenster wird in den Bereichen Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Barverkauf nur noch verwiesen. Falls einige spezielle Funktionen in diesen Bereichen auftauchen werden diese dort erläutert.

Das Fenster Belege Verwaltung - Verkauf öffnet sich, wenn Sie auf die Schaltfläche am oberen Bildrand klicken. Im Menü öffnen Sie es über Auftragsabwicklung -> Verkauf -> Belege Verwaltung oder Sie öffnen es durch Drücken der F->-Taste.

Die Schaltfläche ermöglicht es Ihnen, einen angelegten Beleg (nur Angebot oder Rechnung) zu kopieren und die darin enthaltenen Daten auf eine andere Adresse zu übertragen. Dazu müssen Sie den zu kopierenden Beleg durch Anklicken auswählen. Nach anschließendem Klicken auf die Schaltfläche werden Sie aufgefordert, eine Adresse auszuwählen. Klicken Sie auf OK, und das Fenster Adresssuche öffnet sich. Wählen Sie die Adresse aus, auf die der Beleg kopiert werden soll und übernehmen Sie die Adresse durch einen Doppelklick. Bestätigen Sie, dass der Beleg in die Adresse kopiert werden soll. Der neue Beleg erscheint in der Liste.
Klick auf das Adresswechsel-Symbol öffnet die Adressenliste. Darüber können Sie dem markierten Beleg eine andere Adresse zuordnen.
Wählen Sie hierzu in der Adressliste die Adresse aus, auf die der Beleg geschrieben werden soll und übernehmen Sie die Adresse durch einen Doppelklick. Wenn Sie die nachfolgende Abfrage bestätigen, wird der gewählte Beleg der neuen Adresse zugeordnet.
Mit der Schaltfläche können Sie abgelehnte Angebote in der Liste kennzeichnen. Wurde ein Angebot abgelehnt, klicken Sie das Angebot in der Liste an und betätigen die Schaltfläche . Bestätigen Sie in der nachfolgenden Abfrage, dass das Angebot abgelehnt wurde. In der Liste erscheint anschließend vor der Adresse unter Status Art ein rotes Kreuz als Zeichen dafür, dass das Angebot abgelehnt wurde.
Mit der Schaltfläche können Sie den Status eines Belegs ändern. In den verschiedenen Belegen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Barverkauf) können nach Klick auf diese Schaltfläche unterschiedliche Parameter für den Status eines Belegs ausgewählt werden.
Die Schaltfläche funktioniert nur in der Belegart Auftrag. Markieren Sie einen Auftrag durch Anklicken und klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich das Fenster Bestellvorschlag. Eine nähere Beschreibung zum Fenster Bestellvorschlag finden Sie im Kapitel Auftrag.
Um zu erfahren, welche offenen Dispositionen zu einem Auftrag bestehen, wählen Sie aus der Liste in der Belegart Auftrag den Eintrag aus, den Sie bearbeiten wollen und klicken auf die Schaltfläche .
Bei der Auswahl des zusätzlichen Suchkriteriums nur Serviceaufträge werden Ihnen nach dem Anklicken der Schaltfläche Suche nur die Aufträge gezeigt, bei denen ein Serviceauftrag besteht.
Weitere Einstellungen in den Optionen sind, dass man das Feld Serviceauftrag zu einem zwingend auszufüllenden Feld umstellen kann. Wie auch die Aktivität des Serviceauftrages ohne Wiedervorlage erstellen kann.
Die Schaltfläche kann nur in den Belegarten Angebot, Auftrag und Lieferschein verwendet werden und reicht eine Belegart in die logisch nächstfolgende weiter. So wird beim Betätigen dieser Schaltfläche z.B. zu einem Angebot ein Auftrag erstellt, zu einem Auftrag wird ein Lieferschein erstellt oder zu einem Lieferschein wird eine Rechnung erstellt. Nähere Beschreibung siehe unter Auftrag,Lieferschein und Rechnung.

In den Optionen kann eingestellt werden, ob der Benutzer des Beleges, oder der aktuelle Sachbearbeiter eingetragen werden soll.

Mit der Schaltfläche können Sie Daten importieren oder exportieren. Um Angebote zu exportieren, wählen Sie diese in der Liste durch Anklicken aus und betätigen die Schaltfläche . Durch Bestätigen der Abfrage öffnet sich das Fenster Angebot Export Geben Sie hier einen Dateinamen und den Dateityp ein und bestimmen Sie, wohin die Daten exportiert werden sollen. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Schaltfläche Sichern. Wenn die Daten exportiert wurden, erhalten Sie eine Mitteilung auf dem Bildschirm. Um Daten zu importieren, halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt und klicken auf die Schaltfläche . Suchen Sie die zu importierenden Daten und klicken Sie auf Öffnen.
Um Lieferscheine zu exportieren, betätigen Sie ebenfalls die Schaltfläche . Grenzen Sie ein, welcher Bereich aus den Lieferscheinen und den Kassenbelegen exportiert werden soll. Bestätigen Sie mit OK.
In der Belegart Rechnung hat die die Schaltfläche zwei Funktionen. Zum Einen steuert sie die Überleitung der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung durch Auswahl von Buchungsermittlung und Fibuüberleitung. Es öffnet sich hierzu das Fenster Buchungsermittlung und Fibuüberleitung
Mit Strg Klick auf das Diskettensysmbol werden die markierten Belege in die Buchungsermittlung übernommen und bei Bedarf neu ermittelt.
Mit der Schaltfläche können Sie die zu diesem Eintrag verknüpften Dokumente aus dem Archiv abrufen. Mit STRG Klick auf die Schaltfläche können Sie weitere Dokumente aus dem Archiv zu diesem Eintrag verknüpfen.
Diese Schaltfläche ist nur aktiv wenn eine Archivierung aktiviert ist.
Siehe auch Docuware-Anbindung.

Die Felder Anzahl und Summe zeigen Ihnen an, wie viele der Belegarten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Barverkauf) in der jeweiligen Liste angezeigt werden und welche Gesamtsumme diese Liste aufweist.
Aus den Reiterflächen Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Barverkauf können Sie durch einfaches Anklicken auswählen, mit welcher Belegart Sie arbeiten wollen. Standardmäßig wird beim Öffnen des Fensters Belege Verwaltung - Verkauf die Belegart Angebot aktiviert. Bei der jeweils aktiven Belegart wechselt die Schriftfarbe in der Reiterfläche auf rot.
Die Liste der Belege zeigt alle Vorgänge an, die innerhalb der angegebenen Bedingungen vorhanden sind. Die Bedingungen für die Anzeige werden in den folgenden Feldern definiert.
Jeder Status jedes Belegs ist mit Symbolen gekennzeichnet. Sie bedeuten:
erledigt, Beleg wurde verarbeitet
offen, Beleg noch nicht verarbeitet
gedruckt, Beleg wurde ausgedruckt
teilweise ausgeführt
gesperrt
Alle Abteilungen: Dies ist die standardmäßige Voreinstellung für die anzuzeigenden Belege in der Liste. Wenn Sie die Liste aufklappen, stehen weiter einschränkende Kriterien für die Anzeige zur Verfügung.
Im Feld Suchbegriff können Sie einen Begriff eingeben, um nach den gewünschten Belegen zu suchen. Geben Sie hierzu den Suchbegriff ein und drücken Sie die ENTER-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. An dieser Stelle kann nach dem Namen, der Kurzbezeichnung und dem Betreff des Belegs gesucht werden. Geben Sie z.B. den Begriff "Meier" ein und betätigen die Schaltfläche Suche, so werden Ihnen nur noch Belege angezeigt, die auf Adressen mit dem Namen "Meier" lauten.
Mit diesen Optionsschaltflächen können Sie die Suche nach bestimmten Belegen einschränken:
alle - es sollen alle Belege angezeigt werden
unerledigte - es sollen nur unerledigte Belege angezeigt werden
erledigte - es sollen nur erledigte Belege angezeigt werden
nicht gedruckte - es sollen nur nicht ausgedruckte Belege angezeigt werden
nicht freigegebene - es sollen nur Belege angezeigt werden, die noch nicht freigegeben wurden (erscheint nur im Bereich Anforderung)
teilgeliefert (nur Auftrag) - alle Aufträge die den Status Teilgeliefert haben.
gesperrte (nur Lieferschein) - alle Lieferscheine die gesperrt sind.
für Fibu gesperrte(nur Rechung) - alle Rechnungen die für den Export in die Finanzbuchhaltung gesperrt sind.
nur eigene Belege suchen - es sollen nur Belege des aktiven Benutzers angezeigt werden
Mit Einträgen in die Felder von Datum und bis Datum können Sie die Suche nach Belegen zeitlich eingrenzen. Geben Sie im Feld von Datum den Zeitpunkt an, ab dem gesucht werden soll und im Feld bis Datum das Zeitraumende. Das Feld bis Datum ist standardmäßig immer mit dem aktuellen Datum versehen. Starten Sie die Suche mit Klick auf die Schaltfläche Suche und in der Liste werden nur noch Belege aufgeführt, die in dem eingegebenen Zeitraum erstellt wurden.

Um einen neuen Beleg anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das Fenster Kopfdaten. Dort müssen Sie zunächst die Grunddaten eingeben, um anschließend die zugehörigen Positionen zu dem Beleg hinzuzufügen.
Um einen Beleg zu stornieren, markieren Sie zunächst den betreffenden Beleg in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Storno. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage und der Beleg wird gelöscht.
Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Um die Belege zu einer Adresse zu finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse. Wählen Sie im sich öffnenden Adresssuchfenster die gewünschte Adresse aus und klicken Sie doppelt darauf (oder drücken auf ENTER). Die Adresse wird im Belegefenster als Suchbegriff übernommen. Jetzt können Sie sich dort alle zu der Adresse gehörenden Belege anzeigen lassen.
Nach Klick auf die Schaltfläche Kopfdaten öffnet sich das Fenster Kopfdaten. Hier können Sie die Kopfdaten des in der Liste markierten Belegs bearbeiten.
Um die zu einem Beleg gehörigen Artikel zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Positionen oder doppelt auf den Belegeintrag. Es öffnet sich das Fenster Positionenerfassung.
Mit der Schaltfläche Suche können Sie die Einträge in den Beleglisten einschränken. Wählen Sie die Kriterien der Suche mit den im Feld Suchbegriff beschriebenen Optionen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. Im Listenfenster werden darauf nur noch die Belege angezeigt, die unter die ausgewählten Suchkriterien fallen.
Mit der Schaltfläche Druck können Sie einzelne oder mehrere Belege ausdrucken. Markieren Sie in der Belegliste durch Anklicken den Beleg, den Sie ausdrucken wollen und betätigen Sie die Schaltfläche Druck. Die Auswahl mehrerer Belege erfolgt durch das Anklicken der Belege mit gedrückter SHIFT-Taste.