Kplus mobil Admin

Die Kplus mobil Verwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche von den Klienten erfassten Daten zentral zu verwalten.

Dieses Programm ist für PCs mit einem Windows-Betriebssystem konzipiert.

In diesem Kapitel

Kplus mobil Einstellungen

Die Menüleiste

Die Navigation erfolgt über die oben angezeigte Menüleiste:

Mit linkem Mausklick auf die jeweiligen Reiter gelangen Sie zur zugehörigen Maske.

Dashboard:

Zeigt eine Übersicht über Ihre Mitarbeiter und Informationen über deren Anwesenheit und deren aktuellen Auftrag.

Zeiten:

Hier verwalten Sie die Zeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter.

Tagesübersicht:

Zeigt eine Zusammenfassung der gebuchten Zeiten aller Mitarbeiter für einen ausgewählten Tag.

Monatsübersicht:

Liefert eine Zusammenfassung der Stundenkonten über einen Monat für einen ausgewählten Mitarbeiter.

Hier kontrollieren und geben Sie die Buchungen für die Personalverrechnung frei.

Auftrag:

Verwaltung der vorhandenen Aufträge und deren dazugehörigen Informationen.

Lieferschein:

Verwaltung der vorhandenen Lieferscheine und deren dazugehörigen Informationen.

Regiebericht:

Verwaltung der vorhandenen Regieberichte und deren dazugehörigen Informationen.

Personal:

Verwaltung Ihrer Mitarbeiterdaten, deren Lohnkonten und Berechtigungen in Kplus mobil Client.

Adressen:

Hier werden sämtliche Adressen verwaltet, unabhängig vom Adresstyp (Kunde, Mitarbeiter,...)

Auswertung:

Bietet die Möglichkeit zur Anzeige diverser Auswertungen ihrer vorhandenen Daten in Kplus mobil.

Planung:

Zeigt einen Kalender für die Terminübersicht und -verwaltung.

Stammdaten:

Hier verwalten Sie interne Daten und Einstellungen wie

Artikelstammdaten
Berechtigungen in Kplus mobil
Lohnkonten
Mitarbeiterprofile
Mitarbeiterteams
grundlegende Daten für die Zeiterfassung
Zonen für die Erfassung von Fahrkosten und Diäten

System:

Bietet Ihnen die Möglichkeit, ausgewählte Lohnkonten eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Datum zurückzusetzen.

Beenden:

Beendet das Programm ohne weitere Abfrage.

Die Statuszeile

In jeder Maske der Kplus mobil Verwaltung ist ganz unten eine Statuszeile sichtbar:

Dort finden Sie die folgenden Informationen:

Benutzer: Mit welchem Benutzer sind Sie aktuell angemeldet?
Berechtigung: Welchen Berechtigungsstatus haben Sie mit Ihrem Benutzer?
Server: Auf welchen Server greift Kplus mobil gerade zu?
Datenbank: Mit welcher Datenbank arbeitet Kplus mobil gerade?
Mandant: Auf welchen Mandanten sind Sie gerade angemeldet?
Version: Welche Kplus mobil Version ist aktuell in Verwendung?
Datenbankversion: Welche Datenbankversion ist aktuell in Verwendung?

Admin-Dashboard

Im Dashboard sehen Sie eine Liste Ihrer Mitarbeiter, die einen aktiven Zugang zum Kplus mobil Client haben.

Dabei werden Ihnen zu jedem Mitarbeiter folgende Informationen nur vom heutigen Tag angezeigt:

im Kplus mobil Client eingestempelt (grün) oder nicht (rot)
Uhrzeit und Auftragsbezeichnung der aktuellen bzw. der letzten Buchung:
1. bei aktiven (eingestempelten) Mitarbeitern wird nur die Startzeit der aktuellen Buchung angezeigt
2. bei inaktiven (ausgestempelten) Mitarbeitern wird die Start- und Endzeit letzten Buchung angezeigt

Zeiten

Im Fenster Zeiten können Sie die Zeitbuchungen aller Ihrer Mitarbeiter einsehen. Sie haben hier auch die Möglichkeiten, zusätzliche Buchungen zu erstellen, vorhandene Buchungen zu verändern oder auch zu löschen.

Das Fenster ist in der Mitte vertikal unterteilt, wobei diese Unterteilung manuell durch Klicken+Ziehen verschoben werden kann.

Bei Datum und Personal wählen Sie aus, für welchen Mitarbeiter an welchem Tag die Zeitbuchungen angezeigt werden sollen.

Datum auswählen:

Ein Datum kann auf 3 verschiedene Arten ausgewählt werden:

über die Vorwärts- und Rückwärtspfeile links und rechts neben dem Datumsfeld
über den ausklappbaren Kalender
über manuelle Eingabe im Datumsfeld

Personal auswählen:

Die Auswahl eines Mitarbeiters erfolgt über einen einfachen Mausklick auf den jeweiligen Namen.

Über die verschiedenen Hilfsmittel wird Ihnen die Auswahl eines bestimmten Mitarbeiters erleichtert.

Suchen:
Über der Mitarbeiterliste steht Ihnen ein Suchfeld zur freien Eingabe zur Verfügung. Sie können in diesem Suchfeld sowohl nach der Personalnummer als auch nach Namen suchen. Die Einträge werden so gefiltert, dass sie die zu suchende Zeichenfolge beinhalten, unabhängig davon, ob davor oder danach noch etwas anderes steht.
Sortieren:
Es ist auch möglich, die Mitarbeiterliste nach Nummer oder Name auf- oder absteigend zu sortieren. Dafür klicken Sie auf den Spaltennamen, nach dem Sie sortieren möchten. Ist eine Sortierung angewendet, wechselt die Hintergrundfarbe der Spaltenüberschrift auf dunkelblau und ein Pfeil erscheint rechts in der Spaltenüberschrift.

1x klicken: aufsteigend sortieren
2x klicken: absteigend sortieren
3x klicken: Sortierung aufheben

Detailfilter:
Für jede Spalte können Sie per Klick auf den Trichter am rechten Rand der Spalte einen Detailfilter setzen. Dort können Sie aus den vorhandenen Werten mehrere auswählen oder Bedingungen definieren, nach denen die Liste gefiltert werden soll. Ist ein Filter aktiv, so wechselt die Hintergrundfarbe der Spaltenüberschrift auf dunkelblau und die Farbe des Trichters auf hellblau .

Auftragsansicht:

Im Bereich Auftrag werden die für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbaren Aufträge angezeigt. Dabei stehen 3 Anzeigefilter zur Verfügung:

offene: Aufträge, die den Status "offen" zugewiesen haben
alle: alle Aufträge, unabhängig von ihrem Status
unproduktive: Aufträge ohne Projekt, die nur der internen Verrechnung dienen

Spalte "Status"

Bezeichnung	Symbol
offen
teilgeliefert	kein Symbol
geliefert/abgeschlossen

Spalte "Typ"

Bezeichnung	Symbol
Serviceauftrag
kein Serviceauftrag	kein Symbol

Buchungen verwalten:

In der rechten Fensterhälfte können Sie die Zeitbuchungen verwalten. Dafür können Sie oben zwischen 2 verschiedenen Reitern wechseln, Buchen bzw. Personal- und Auftragsbuchungen.

Buchen:

Im Reiter Buchen werden die Buchungszeilen so angezeigt, wie sie auch der Mitarbeiter an seinem Client sehen kann.

Neue Zeitbuchung hinzufügen:

Wenn Sie keine Zeitbuchung ausgewählt haben, können Sie im oberen Bereich die Daten der neuen Zeitbuchung eingeben und diese mit Klick auf den Button Buchen speichern.

aktueller Tagesstand

Hier wird ein Soll-Ist-Vergleich angezeigt. Die Differenz ist je nach Vorzeichen rot (Ist < Soll) oder grün (Ist > Soll) dargestellt.

Zeitbuchungen bearbeiten/löschen:

Vorhandene Zeitbuchungen können hier verändert oder gelöscht werden.

Löschen: Per Klick auf das Löschen-Symbol neben der Buchung.

Bearbeiten: Per Klick auf das Bearbeiten-Symbol neben der Buchung. Die Buchung kann nun im oberen Bereich, wo auch neue Buchungen erfasst werden, bearbeitet werden.

Bestägigen der Änderungen: über den Button Buchen
Bearbeitung abbrechen: über den Button Abbrechen

Standortdaten

Sofern die Standorterfassung für das jeweilige Mitarbeiterprofil aktiviert ist, werden bei Buchungen am mobilen Gerät die aktuellen Standortdaten gespeichert. Sind Standortdaten zu einer Buchung vorhanden, so können diese per Klick auf angezeigt werden.

Fährt man mit der Maus über den Pin, werden Details zur Buchung angezeigt:

Typ der Buchung
Datum und Uhrzeit des Erfassens bzw. der Änderng
Neu oder Änderung
Name des Mitarbeiters, der die Buchung erfasst bzw. geändert hat

Fährt man mit der Maus über den Button in der Buchungsübersicht, so wird das Datum und die Uhrzeit des letzten Speicherns der Buchung angezeigt:

Standortdaten werden nicht kontinuierlich erfasst, sondern nur beim Speichern einer Buchung (Erfassung bzw. Änderung).

Übersicht über die Lohnkonten

Im unteren Bereich des Fensters wird eine Übersicht über den aktuellen Stand Lohnkonten für den jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.

Personal- und Auftragsbuchungen

In diesem Fenster werden für das ausgewählte Datum die Zeitbuchungen angezeigt, nachdem sie automatisch nach den intern festgelegten Regelsätzen aufgespaltet wurden.

Dies geschieht separat für Personal- und Auftragszeiten.

Im Bereich Personalbuchungen werden die für die weitere Lohnerfassung relevanten Zeitbuchungen angezeigt. Hier werden noch nicht manuell deklarierte Überstunden o.ä. nach den festgelegten Regeln identifiziert und separat angeschrieben.

Im Bereich Auftragsbuchungen werden die Zeitbuchungen nach ihren zugeordneten Aufträgen zusammengefasst. Dies dient der Auftragsabrechnung.

Tagesübersicht

Im Fenster Tagesübersicht werden Ihnen alle Zeitbuchungen aller Mitarbeiter für den ausgewählten Tag angezeigt.

In dieser Ansicht können Sie keine Buchungen bearbeiten, löschen oder hinzufügen, es dient lediglich der Übersicht.

Die Auswahl des Datums, für welches die Daten angezeigt werden sollen, erfolgt optional über 3 Varianten:

manuelle Eingabe des Datums im Datumsfeld
per Klick auf den Vor- oder Zurück-Button, jeweils um 1 Tag
per Klick auf das Kalendersymbol im Datumsfeld und Auswahl des gewünschten Datums

Im Fenster Monatsübersicht können Sie für einen ausgewählten Mitarbeiter monatsweise Zusammenfassungen seiner Zeitbuchungen anzeigen lassen.

Dabei wird unterschieden in Tagesbuchungen und Monatsbuchungen.

Tagesbuchungen

Im Reiter Tagesbuchungen wird eine Liste aller Tage für den ausgewählten Monat mit den Zeitbuchungen für den ausgewählten Mitarbeiter angezeigt. (siehe auch: Monatsübersicht am Kplus mobil Klient)

Wählen Sie über das Eingabefeld einen Mitarbeiter aus, dessen Daten angezeigt werden sollen. Wählen Sie über die Pfeil-Buttons und oder über die Dropdown-Listen des Monats und des Jahres den anzuzeigenden Monat aus.

Im Fenster ganz unten ist eine grau hinterlegte Zeile für die jeweiligen Spaltensummen immer sichtbar.

Folgende Spalten werden angezeigt:

Spaltenname	Beschreibung	Einheit
ohne Spaltenname (Details anzeigen)	zeigt die einzelnen Buchungen dieses Tages an klappt diese Ansicht wieder zu
(Tag auswählen)	Haken gesetzt: ein Tag ist ausgewählt, um den Status zu ändern Die Checkbox in der Spaltenbezeichnung wählt alle Tage aus
Status	nicht kontrolliert oder kontrolliert
ohne Spaltenname (Zeitbuchungen bearbeiten)	öffnet ein neues Fenster mit den Zeitbuchungen dieses Tages. per Doppelklick auf die einzelnen Felder können diese bearbeitet und die Änderungen mit dem Button "Speichern" bestätigt werden ein einfacher Klick auf die Buchungszeile und dann auf den Button "Löschen" löscht die ausgewählte Zeile
Datum	Datum des Tages	dd.mm.yyyy
KW	Kalenderwoche
Tag	Kürzel des Wochentags
Soll	Soll-Arbeitszeit für diesen Tag lt. Zeitmodell, welches jedem Mitarbeiter individuell zugeteilt wird	Stunden
Ist	Summe der gebuchten Zeiten an diesem Tag	Stunden
Diff	Differenz von Ist-Soll an diesem Tag	Stunden
Auftrag	Summe der an diesem Tag gebuchten Stunden	Stunden
gebucht	Summe der an diesem Tag insgesamt gebuchten Stunden, inkl. unproduktiver Aufträge	Stunden
Urlaubstage gesamt	an diesem Tag verbrauchte (gebuchte) Urlaubstage	Tage
Zeitausgleich	an diesem Tag verbrauchter (gebuchter) Zeitausgleich	Stunden
ZA/KL	Zeitausgleich +/- Kurze/Lange Woche ??
Diäten	an diesem Tag angefallene Diäten	Stunden ??
Ü 50	an diesem Tag geleistete 50%ige Überstunden	Stunden
Ü 100	an diesem Tag geleistete 100%ige Überstunden	Stunden
Ü Gesamt	Summe der geleisteten Überstunden an diesem Tag	Stunden
Krank Tage gesamt	an diesem Tag als "Krank" verbuchte Tage	Tage

Status verändern

Um die Buchungen bestimmter Tage zu bestätigen und diesen Tag abzuschließen, wählen Sie einen Tag über die Checkbox aus und bestätigen Sie dessen gesamte Buchungen mit dem Button Kontrolliert rechts oben im Fenster. Der Status wird dadurch von auf gesetzt. Dieser Tag gilt nun als abgeschlossen und kontrolliert, was bedeutet, dass weitere Veränderungen (Hinzufügen oder Ändern von Buchungen) nicht mehr möglich sind, weder im Administrator noch im Client.

Auswertung Lohnarten

Über den Button Auswertung Lohnarten gelangen Sie direkt zu einem druckfertigen Formular mit einer Auswertung der Lohnarten für den aktuell angezeigten Mitarbeiter. Siehe auch Auswertung.

Monatsbuchungen

Im Reiter Monatsbuchungen werden Ihnen alle gebuchten Zeiten monatlich aufsummiert angezeigt.

Diese Übersicht dient lediglich der Anzeige, Sie können hier nichts bearbeiten.

Zur verbesserten Übersichtlichkeit ist di Möglichkeit gegeben, benutzerdefinierte Filter in den Spalten Jahr, Monat, Soll und Ist über das Filtersymbol in der Spaltenbezeichnung anzuwenden. Weiters können alle Spalten über einen Klick auf den Spaltennamen auf- oder absteigend sortiert werden.

Auftrag

Im Fenster Auftrag verwalten Sie Ihre Aufträge. Bearbeiten Sie grundlegende Auftragsdaten sowie die Mitarbeiterzuordnung zu den Aufträgen. Weiters haben Sie die Möglichkeit, auf die jeweiligen Aufträge vorhandenen Zeit- und Materialbuchungen sowie weitere Auswertungen anzeigen zu lassen.

Das Fenster ist in der Mitte vertikal unterteilt, wobei diese Unterteilung manuell durch Klicken+Ziehen verschoben werden kann.

Auftragsliste

Die Auftragsliste ist analog zur Auftragsliste im Fenster Zeiten aufgebaut. Sie lässt sich ebenso durchsuchen, sortieren und filtern und beinhaltet dieselben Symbole.

Per Klick auf eine Zeile der Auftragsliste wählen Sie einen Auftrag aus, dessen Daten Ihnen dann im rechten Fensterbereich angezeigt werden.

Auftragsdaten

Im rechten Bereich des Fensters werden Ihnen Informationen zum ausgewählten Auftrag angezeigt.

Dabei gibt es 6 verschiedene Reiter:

Daten

Hier bearbeiten Sie die Adressdaten des ausgewählten Auftrags. Aktivieren Sie dazu den Bearbeitungsmodus über den Button bearbeiten . Sie können auch Einen neuen Auftrag über den Button hinzufügen hinzufügen.

Speichern Sie die Änderungen bzw. den neuen Auftrag über den Button ... oder brechen Sie den Bearbeitungsmodus über den Button ... ab.

Per Klick auf den Button Auftrag liefern gelangen Sie direkt in die Erstellung eines Lieferscheins für den gewählten Auftrag, siehe Lieferschein.

Texte

Geben Sie hier Textvorlagen für den Kopf- und Fußtext Ihres Auftragsschreibens ein. Diese werden beim Druck des Auftrags verwendet.

Positionen

Auftragsbuchungen

Sie haben 3 verschiedene Gruppierungsmöglichkeiten für die auf den ausgewählten Auftrag vorhandenen Buchungen zur Verfügung.

Unabhängig von der Gruppierung wird die Summe der Stunden angezeigt. Sie haben weiters durchgehend die Möglichkeit, die Spalten per Klick auf den Spaltennamen auf- oder absteigend zu sortieren sowie einen Filiter in der Spalte Anzahl anzuwenden.

Anzeige nach Mitarbeiter:

Die auf den Auftrag gebuchten Zeiten werden nach den Mitarbeitern gruppiert angezeigt und die Summe für den jeweiligen Mitarbeiter zusätzlich angeschrieben.

Anzeige nach Lohnart:

Die auf den Auftrag gebuchten Zeiten werden nach den verschiedenen Lohnarten gruppiert angezeigt und die Summe für die jeweilige Lohnart zusätzlich angeschrieben.

Anzeige ohne Gruppierung:

Die auf den Auftrag gebuchten Zeiten werden ohne Gruppierung chronologisch aufsteigend angezeigt.

Auswertungen

Hier haben Sie eine Auswahlmöglichkeit verschiedener Auswertungen. Per Klick auf Auswertung starten gelangen Sie zu einem druckfertigen Formular mit der jeweiligen Auswertung. Siehe auch Auswertung.

Berechtigungen

In diesem Bereich ordnen Sie Ihrem Auftrag Personal zu.

Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen schieben Sie die Berechtigungsgruppen zwischen zugeordnete Gruppen und mögliche nicht zugeordnete Gruppen hin und her, siehe Stammdaten.

zugeordnete Gruppen	diese Berechtigungsgruppen bekommen den Auftrag in der Auftragsübersicht auf ihrem Client angezeigt
mögliche noch nicht zugeordnete Gruppen	diese Berechtigungsgruppen bekommen den Auftrag in der Auftragsübersicht auf ihrem Client nicht angezeigt
sichtbar für Mitarbeiter	zeigt alle Mitarbeiter an, die den zugeordneten Gruppen zugehörig sind

Im Fenster Lieferschein verwalten Sie Ihre Lieferscheine. Erstellen Sie Lieferscheine oder bearbeiten Sie Kopfdaten, Texte und Positionen vorhandener Lieferscheine.

Das Fenster ist in der Mitte vertikal unterteilt, wobei diese Unterteilung manuell durch Klicken+Ziehen verschoben werden kann.

Lieferscheinliste

Die Lieferscheinliste ist analog zur Auftragsliste in den Fenstern Zeiten bzw. Auftrag aufgebaut. Sie lässt sich ebenso durchsuchen, sortieren und filtern.

Status??

Per Klick auf eine Zeile dieser Liste wählen Sie einen Lieferschein aus, dessen Daten Ihnen dann im rechten Fensterbereich angezeigt werden.

Lieferscheindaten

Wechseln Sie über die beiden Reiter zwischen Daten und Texte hin und her.