JET DMS / Jet Scan und Beschlagwortung

JET DMS Scan - Belege in die DocuDB stellen

Der Scanner legt die gescannten Dokumente in ein definiertes Verzeichnis.

Das ganze Verzeichnis wird unter einmal in die DocuDB geschoben.

Dabei wird pro Dokument die Barcodenummer vom Beleg in das Feld Dokumenten-ID gestellt.
Zusätzlich wird das Feld Feld Kplus_Fertig mit dem Wert 10 vorbelegt.

Mehr passiert zu diesem Zeitpunkt nicht.

In der DMS sind die Belege zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorhanden und somit in der Struktur auch nicht auffindbar.

Finden kann man die Belege über die Feldübergreifende Suche(DocuDB).

JET DMS DocuDB Beschlagwortung und DMS Ablage

Es werden alle gescannten Belege aus der DocuDB gesucht die im Feld Kplus_Fertig dem Wert 10 haben.

Zum Dokument wird der entsprechende Datensatz gesucht.

Bei zusätzlichen Ausdrucken wird auch das richtige Formular aus Kplus dazu gesucht.

Zuerst wird die Beschlagwortung in der DocuDB direkt in das Dokument geschrieben.

Alle relevanten Felder werden gefüllt.
Kplus_Fertig wird auf 1 gestellt.

Direkt im Anschluss daran werden die Dokumente in die DMS Struktur gestellt.
Die Regeln für die Ablage werden dafür aus der JET DMS Tabelle gesucht.
Kplus_Fertig wird auf 2 gestellt.

Wenn ein Beleg einem Auftrag zugeordnet ist dann wird die Ablage 2 mal gemacht, wenn es eine Ablageregel mit Auftragsbezug und eine ohne Auftragsbezug gibt.
Wenn auf diesen Beleg mehrere Aufträge verweisen dann wird das pro Auftrag ausgeführt.

Beispiel: EK Rechnung mit Positionen aus 2 Aufträgen

Diese Rechnung muss 3 mal abgelegt werden. Das Dokument existiert dann 1 mal physikalisch und hat dann an den jeweiligen Stellen einen Link darauf. In Jet DMS ist der Link als Attachement abgebildet.

Einmal nicht auftragsbezogen

Lieferanten/Jahr/A-Z/Schmids Erben 33455/EK Rechnung 6646

2 mal auftragsbezogen

Aufträge/Großprojekte/Meier Hausbau 774/EK Rechnungen/Lieferant/Schmids erben/EK Rechnung 6646
und
Aufträge/Großprojekte/Huber Gerätebau 773/EK Rechnungen/Lieferant/Schmids erben/EK Rechnung 6646

XPATH - Funktionen

Es können die Inhalte der Folder für die Suche mittels XPATH verwendet werden. Interne Felder der Datenbank können so nicht angesprochen werden.